Os sistemas informatizados são responsáveis pelo armazenamento e rastreabilidade de uma série de informações sobre os recursos materiais e os bens patrimoniais de uma entidade pública. A título de exemplo, podemos citar os sistemas informatizados de controle de estoques, de bens patrimoniais móveis e imóveis e de frotas de veículos e máquinas pesadas.
Um sistema informatizado eficiente deve possibilitar a inclusão/exclusão/edição de dados importantes a respeito dos bens patrimoniais de uma organização pública. Em um sistema informatizado nós INCLUÍMOS dados e GERAMOS INFORMAÇÃO. A título de exemplos, são dados que podemos incluir:
· Classificação patrimonial ou conta contábil (recomenda-se 3 níveis);
· Localização (recomenda-se 3 níveis);
· Fotos ou documentos anexos;
· Estado de Conservação;
· Nº de empenho;
· Data de Aquisição.
A título de exemplo, são informações que podemos gerar:
· Relação de condicionadores de ar de 18.000 BTUS existentes na Secretaria Municipal de Educação;
· Relação de Cadeiras Fixas Estofadas em Tecido existentes na Unidade Básica de Saúde do Centro, que estejam com estado de conservação “Ruim”;
· Relação de bens patrimoniais adquiridos entre os meses de agosto e dezembro de 2022;
· Bens baixados por inservibilidade (irrecuperabilidade).
Lembre-se: Dados e informação são dois conceitos diferentes, embora muitas vezes sejam usados como sinônimos.
Dados são fatos, números, letras ou símbolos brutos que não possuem significado por si só. Eles são simplesmente observações ou registros coletados por meio de medições, pesquisas ou outras fontes. Por exemplo, um conjunto de números como 10, 20, 30 e 40 são dados.
Por outro lado, a informação é o resultado do processamento e análise dos dados para torná-los úteis e significativos. A informação fornece contexto, significado e valor aos dados e é útil para tomar decisões ou tomar medidas.
Em resumo, enquanto os dados são a matéria-prima, a informação é o produto final que é derivado dos dados por meio de análise, interpretação e contexto.
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