O inventário de estoques é um processo administrativo que envolve a contagem física e a avaliação dos itens armazenados em uma organização, seja ela pública ou privada. É uma prática comum para que se possa manter um controle preciso dos estoques e garantir a eficiência operacional e financeira.
Quando falamos em planejamento estamos falando em um procedimento essencial e imprescindível para a realização de qualquer processo dentro da administração pública. Abaixo elencamos algumas etapas que podem auxiliar na montagem de um planejamento estruturado e que poderá garantir bons resultados:
1 - Defina os objetivos do inventário: Determine por que você está realizando o inventário. Isso pode incluir identificar discrepâncias entre os registros do sistema e a contagem física, verificar a precisão dos registros, avaliar a necessidade de reposição de estoque, verificar normativas internas, etc..
2 - Determine a periodicidade do inventário: Decida com que frequência será realizado o inventário. Isso pode depender do tamanho do estoque da organização, da rotatividade dos itens em estoque e da importância da precisão dos registros. Lembre-se de consultar a existência de normativas internas vigentes.
3 - Escolha a abordagem do inventário: Existem várias abordagens para realizar o inventário de estoques. Duas das abordagens mais comuns são: a) Inventário geral: Envolve a contagem de todos os itens do estoque em um determinado momento. É mais adequado para pequenos estoques ou quando uma precisão muito alta é necessária. b) Amostragem: Envolve a contagem de uma amostra representativa dos itens do estoque. É uma abordagem mais rápida e pode ser usada para estoques grandes, desde que a amostra seja representativa o suficiente para fornecer resultados confiáveis. Para este caso, indica-se a contagem de um percentual que esteja entre10% e 20% do total.
4 - Reúna a equipe de inventário: Identifique as pessoas que estarão envolvidas na contagem física do estoque. Certifique-se de que eles estejam adequadamente treinados e tenham as habilidades necessárias para executar o inventário corretamente. Na Administração Pública, dependendo do caso, será necessária a nomeação de uma Comissão de servidores.
5 - Organize os recursos necessários: Certifique-se de ter os recursos adequados disponíveis para realizar o inventário, como folhas de contagem, etiquetas de identificação, equipamentos de medição e acesso a sistemas informatizados de registro de estoque.
6 - Comunique e agende o inventário: Informe a equipe ou a comissão sobre a data, hora e local do inventário. Certifique-se de que todos estejam cientes de suas responsabilidades.
7 - Faça um plano de contingência: Antecipe possíveis desafios ou obstáculos que possam surgir durante o inventário e desenvolva um "plano b" para lidar com eles. Isso pode incluir problemas técnicos, falta de recursos, questões relacionadas à segurança ou até mesmo atrasos na realização do processo.
8 - Execute o inventário: Realize a contagem física dos itens do estoque conforme planejado. Registre as informações de contagem de forma precisa e consistente. Para isto, você pode fazer uso de planilhas automatizadas, realizar anotações em fichas técnicas ou até mesmo utilizar o sistema informatizado para registrar os resultados.
9 - Analise os resultados: Compare os resultados do inventário com os registros do sistema e identifique discrepâncias. Investigue e, dentro do possível, corrija as causas das divergências encontradas. Em casos mais graves, como diferenças significativas na contagem dos itens, é sugerido abertura de um processo administrativo para investigar cada situação.
10 - Realize as ações corretivas: Com base nas discrepâncias encontradas, tome as medidas necessárias para corrigir quaisquer problemas identificados, como ajustar os registros de estoque, investigar possíveis perdas ou iniciar o processo de reposição de estoque, se necessário.
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