A Lei Federal nº 4.320/1964 estabelece, no § 2º do art. 15, que para ser considerado permanente o material deve ter durabilidade superior a 2 (dois) anos. Então, teoricamente temos a seguinte definição:
Material de Consumo: aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei nº 4.320/1964, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos;
Material Permanente: aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.
Para se classificar um item como um “bem permanente” no ativo imobilizado, deve-se observar se ele atende à definição e aos critérios de reconhecimento previstos no MCASP. Os parâmetros excludentes aplicáveis estão definidos na Portaria nº 448/2002, da Secretaria do Tesouro Nacional, e também no próprio MCASP, da STN:
a. Critério da Durabilidade: se em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
b. Critério da Fragilidade: se sua estrutura for quebradiça, deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade;
c. Critério da Perecibilidade: se está sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou se deteriora ou perde sua característica pelo uso normal;
d. Critério da Incorporabilidade: se está destinado à incorporação a outro bem, e não pode ser retirado sem prejuízo das características físicas e funcionais do principal. Pode ser utilizado para a constituição de novos bens, melhoria ou adições complementares de bens em utilização, ou para a reposição de peças para manutenção do seu uso normal que contenham a mesma configuração;
e. Critério da Transformabilidade: se foi adquirido para fim de transformação.
No entanto, esta definição refere-se à classificação da despesa orçamentária, no momento do empenho para aquisição do material. Ela pode (e deve) ser utilizada para fins controle administrativo do ativo imobilizado, sempre que se mostrar a mais adequada. Isso significa que, embora um bem tenha sido adquirido como permanente (para fins de classificação da despesa orçamentária), o controle patrimonial deverá ser feito baseado na relação custo-benefício.
Com base no princípio da economicidade e da racionalização do processo administrativo, os controles devem ser simplificados (relação-carga), ou até dispensados, quando se apresentam como meramente formais ou cujo custo seja evidentemente superior ao risco.
Todos estes critérios e parâmetros devem ser minuciosamente observados pela equipe de controle de patrimônio, a fim de identificar de forma correta e precisa quais e quantos bens móveis devem ser mantidos e controlados no sistema de patrimônio.
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