Tanto no âmbito empresarial, quanto nos órgãos estatais, a administração de materiais tem por principal objetivo maximizar o uso dos recursos na operação de uma Organização, evitando os desperdícios. Porém, isso é potencializado quando tratamos dos estoques da administração pública, pois ainda que este setor não almeje obter vantagem competitiva (lucratividade) como no caso das empresas, há outro ponto essencial: o uso de verba pública.
Assim, é importante ter em mente que enquanto a gestão de estoques na iniciativa privada está voltada a atender as demandas de produção, comercialização e venda, ou seja, está diretamente relacionada à geração de receitas, no caso das instituições públicas os estoques são necessários para a manutenção e o funcionamento das atividades operacionais, ou seja, para que os serviços públicos sejam colocados à disposição da sociedade. Portanto, para a administração pública esses estoques estão diretamente relacionados aos gastos públicos, uma vez que geram despesas orçamentárias.
“A boa gestão dos estoques no setor público está diretamente relacionada com a eficiência do almoxarifado.”
Os almoxarifados são locais que recebem, guardam, controlam e distribuem materiais, garantindo o fluxo das atividades da Organização. É de extrema importância que o seu gerenciamento seja eficiente, no intuito de minimizar os custos com o armazenamento, evitar perdas e desperdícios, bem como garantir a logística necessária para o atendimento dos “usuários/clientes”.
O bom funcionamento das atividades do almoxarifado é um dos pilares de sustentação de toda a gestão da cadeia de suprimento de materiais. Ele deve contemplar todos os registros dos produtos e as características necessárias para execução do trabalho de todas as áreas envolvidas com ele: planejamento, compras, licitações, tesouraria, contabilidade, controle de custos, transparência e prestação de contas, etc.
O planejamento, previsto desde o Decreto-lei nº 200/1967, é um princípio fundamental da administração pública, que deve nortear todas as suas atividades. Atualmente, com a edição da NLLC – Nova Lei de Licitações e Contratos nº 14.133/21, a necessidade de elaboração do PAC – Plano Anual de Contratações se tornou ainda mais evidente.
Especialmente no que concerne ao planejamento das compras e contratações das Organizações Públicas, a gestão de materiais tem papel fundamental, uma vez que o controle de almoxarifado robusto, organizado e saneado, contribuirá de forma decisiva para a geração de informações gerenciais sobre o consumo e a necessidade de materiais, norteando as áreas de planejamento e compras na tomada de decisão.
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