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1 - Existe normativo interno instituindo o Setor de Patrimônio com atribuições definidas?
Essa pergunta refere-se à existência de um ato normativo (lei, decreto, portaria, resolução, etc.) que formalize a criação e o funcionamento do Setor de Patrimônio. O documento deve prever as competências do setor e sua relação com os demais setores da administração.
2 - O setor de patrimônio possui responsáveis formalmente designados por ato administrativo?
A designação formal dos responsáveis é essencial para garantir a responsabilização, o controle e o correto funcionamento do setor. Deve haver portaria ou outro instrumento legal de nomeação.
3 - Existe regulamentação interna que define os procedimentos do controle patrimonial?
A pergunta trata da existência de normas internas (manual, regulamento, instrução normativa) que detalhem os fluxos de trabalho do setor: tombamento, movimentações, baixas, inventário, etc.
4 - A estrutura organizacional do setor permite a segregação mínima de funções?
Avalia-se se há divisão entre as tarefas de cadastro, movimentação e inventário dos bens, para evitar concentração de responsabilidades em uma única pessoa, minimizando riscos de fraudes ou erros.
5 - O setor de patrimônio possui acesso exclusivo e seguro ao sistema informatizado de controle patrimonial?
É importante que o sistema informatizado seja acessado apenas por servidores autorizados, com login individual e controle de permissões, garantindo a rastreabilidade das ações.
6 - O Município realiza, no mínimo uma vez ao ano, o inventário físico dos bens patrimoniais móveis?
O inventário físico é uma exigência normativa e permite o confronto entre os registros contábeis e a realidade física dos bens. A frequência mínima recomendada é anual.
7 - Há registro atualizado dos bens patrimoniais em sistema informatizado?
O sistema informatizado deve refletir com precisão a situação dos bens, incluindo atualizações por incorporações, transferências e baixas.
8 - Os bens patrimoniais estão identificados com placas, etiquetas ou códigos de patrimônio?
A identificação física dos bens é essencial para o controle e inventário. Devem ser utilizadas placas ou etiquetas com numeração única.
9 - Há controle das movimentações de bens entre setores, com registros formais?
Qualquer movimentação de bens entre setores ou unidades deve ser registrada com termo de movimentação e baixa nos registros anteriores.
10 - Existe controle das baixas patrimoniais (bens inservíveis, extraviados, obsoletos)?
As baixas devem seguir critérios legais, com justificativa, avaliação e formalização do ato administrativo correspondente.
11 - O controle patrimonial contempla os bens imóveis da entidade?
Além dos bens móveis, o controle patrimonial deve abranger os imóveis públicos, com registros detalhados de localização, matrícula e uso.
12 - Há integração entre o setor de patrimônio e a contabilidade?
A integração entre os registros patrimoniais e contábeis é essencial para a consistência das demonstrações contábeis.
13 - Existem normativos sobre a responsabilidade dos usuários pelos bens sob sua guarda?
É importante que os usuários assinem termos de responsabilidade pelos bens que utilizam, garantindo responsabilização e zelo.
14 - O município realiza capacitações periódicas para os servidores que atuam no setor de patrimônio?
A capacitação contínua dos servidores garante conformidade com as normas atuais e melhoria nas rotinas de controle.
15 - Os relatórios do controle patrimonial são utilizados para subsidiar a tomada de decisão na gestão pública?
O setor de patrimônio deve produzir informações úteis para os gestores, com relatórios analíticos que contribuam com o planejamento, a transparência e a eficiência.